Animateur Evenementiel : Comment je prépare une remise de diplômes de A à Z - Aurélien Cailloce
Animateur événementiel professionnel, je raconte et je vous explique comment je prépare une remise de diplômes ou de prix de A à Z. Brief, conducteur, jour J, discussions avec les élèves, intervenants, tout est là.
Aurélien Cailloce
8/31/20267 min read
Animateur Evenementiel : Une remise de diplômes, ça se prepare comment ?
Une remise de diplômes c'est un moment unique dans la vie d'un(e) étudiant(e) et ses proches. Pour les diplômés, pour leurs familles, pour l'établissement. Un moment qu'on attend depuis des mois. Et un moment qui, s'il est mal animé, mal préparé peut vite devenir long, interminable et devenir un très mauvais moment.
Mais comment faire pour éviter le pire ? Comment rendre ce moment unique ?
J'en ai animé des dizaines des remises de diplômes (Sup de Com, Institut National Supérieur du Droit à Paris et j'en passe), allant de 100 à 1 500 personnes, dans des salles de conférences, des amphithéâtres et des grandes scènes. Et chaque fois, la même question : comment faire de ce moment protocolaire un vrai moment de vie dont tout le monde se souvient ?
Voilà exactement comment je m'y prends, de A à Z avec toute l'équipe pédagogique pour transformer une cérémonie en vrai show !
Avant de penser au conducteur, avant de penser aux discours, il y a une étape que beaucoup négligent, le brief. Une réelle conversation avec les organisateurs pour comprendre l'ADN de cet établissement, ce qu'ils veulent transmettre ce soir-là, le ton souhaité, les contraintes techniques et le nombre exact de diplômés. En réalité, ce qu'ils attendent !
Un maître ou maîtresse de cérémonie est la cerise sur le gâteau, on arrive à la toute de fin de la préparation du projet. Et notre avantage, c'est ce regard neuf qui va permettre d'arranger, de moduler certaines choses pour rendre ce moment incroyable.
Ce brief me permet de construire une animation sur mesure, pas un copier-coller du salon, de la cérémonie de la semaine précédente.
Et pour finir avec le brief, quand vous faîtes un événement comme une cérémonie de remises de diplômes, transformez cela en spectacle, pas un enchaînement de discours, ajoutez des moments de vrai show : groupe de musique, humoriste, magicien, mentaliste. Transformez cet événement en quelque chose d'inoubliable. Pour vous, pour vos élèves, même pour nous c'est important, cela apporte un vrai rythme.
2.0 Avant le Jour J, une bonne préparation
2.1 Le brief avec les organisateurs
2.2 La construction du conducteur
Le conducteur est la colonne vertébrale de la soirée, sans cet outil, tout le monde est perdu. Il liste dans l'ordre chronologique chaque moment : accueil du public, discours des intervenants et leur durée, remise individuelle des diplômes, temps photos, cocktail, avec le timing précis ou approximatif associé.
Soit il est déjà construit, soit je le construis avec les organisateurs. Euxconnaissent les contraintes, un directeur qui doit partir tôt, une famille qui vient de loin, une surprise planifiée en fin de soirée. Ces informations changent tout à la structure de l'événement.
J'ai eu une fois le conducteur une heure avant la cérémonie. Heureusement que j'ai pris les devants en me renseignant en amont mais ce n'est vraiment pas les meilleures conditions pour donner le meilleur de soi-même. La règle d'or : le conducteur validé au minimum 24h avant le jour J. Et s'il y a des modfications de dernière minutes car cela peut arriver, donnez les 1h max avant la cérémonie. Notre rôle c'est de s'adapter !
J'arrive toujours 1 heure avant le début de la cérémonie ou des répétitions, c'est la base quand on est animateur, speaker ou maître de cérémonie. Pas uniquement pour m'installer ou pour vérifier.
Le micro fonctionne-t-il bien ? La liste des diplômés est-elle dans le bon ordre ? Les discours des intervenants ont-ils changé de durée au dernier moment ? Y a-t-il une surprise que les organisateurs n'ont pas pensé à me signaler ?
Cela permet surtout de faire un gros fillage, une répétitions générale si vous voulez pour vérifier que les musiques d'entrées et de sortie fonctionnent, que le projecteur diffuse toutes les photos, vidéos, que les micros fonctionnent bien et sont rechargés.
Ce temps de préparation, de régler les derniers éléments avant valent mieux que n'importe quelle improvisation pendant la cérémonie. Une bonne improvisation, c'est grâce à une bonne préparation.
3.0 Le Jour J, de l'installation au diplôme
3.1 Arriver en avance, sans exception
3.2 Mon super-pouvoir : mettre à l'aise
Mon rôle ne commence pas quand j'ouvre le micro, à chauffer la salle, assurer les transitions et gérer les interviews sur scène. Il commence dans les coulisses, et même quelques jours avant en discutant avec les personnes qui iront sur scène faire leur discours (directeurs, professeurs, élus, élèves).
Expliquer comment cela se passe, se présenter, rassurer, dire que l'on est là quoi qu'il arrive, prendre cinq minutes, ce n'est rien. Et cela va surtout permettre aux intervenants de se sentir bien, ou mieux en tout cas et de pouvoir fluidifier la cérémonie. On n'est jamais à l'abris d'un soucis, encore une fois, la préparation, la bienveillance sont les clés pour que tout se passe bien.
Et comme je le dit souvent, le positif attire le positif, dîtes-vous que tout va bien se passer et c'est généralement le cas !
3.3 Gérer le rythme, ni trop lent, ni trop rapide
Si vous transformez une cérémonie en enchaînement de discours, vous allez tuer d'ennuies vos étudiants et les familles. Si c'est plus d'1h15, c'est beaucoup trop long (enfin sauf si vous arrivez à ramener le groupe OASIS ou Jonathan Cohen !). Les meilleurs cérémonies que j'ai animé étaient rythmés, entre 1H et 1H10 et cela suffit amplement.
Une remise de diplômes c'est un exercice d'équilibre constant. Trop rapide, ça manque de solennité, de respiration, d'impact. Et si c'est trop lent, le public décroche. Trop de blagues, on perd le protocole, bref, c'est un travail d'équilibriste !
Je lis la salle en permanence, j'observe aussi avant dans quel état d'esprit est le public, et j'adapte le ton, aucunes cérémonies de remise de diplômes n'est pareil. Enfin, pour généraliser, aucuns événements n'est le même d'une édition à l'autre. Je n'ai pas de pouvoir magique, je ne suis pas mentaliste, c'est juste 10 ans d'expérience.
J'ai animé des remises de diplômes avec 1 500 personnes dans la salle, aux Folies Bergères. Et même là, chaque diplômé doit avoir l'impression d'être seul(e) sur scène pendant ces 10 secondes. c'est primordial, cette cérémonie c'est le passage à la vie active.
Ça passe par un détail dans le conducteur, une anecdote sur la promo, une phrase d'accroche spécifique à l'établissement, un clin d'œil à l'actualité du secteur, une petite blague, un lien avec le public. Ces petits détails que seul un animateur qui a fait ses devoirs en amont peut glisser naturellement.
4.0 La différence entre une cérémonie inoubliable et un moment mémorable
4.1 La personnalisation à grande échelle
4.2 L'émotion, ne pas l'ignorer, savoir jauger
Une remise de diplômes c'est de l'émotion, pour certains une pointe de stress, pour d'autres la fin d'un cycle. Des larmes de parents dans la salle, des diplômés qui cherchent leur famille du regard en montant sur scène, des directeurs qui mesurent 5 ans de travail en un discours quand il n'est pas trop long.
Mon rôle c'est de créer l'espace pour que ces émotions existent sans que ça dure des plombes (3 bonnes minutes sont plus impactantes que 10 minutes à rallonge. Encore un travail d'équilibriste !
4.3 Finir en beauté cette cérémonie
La dernière impression est aussi importante que la première. La conclusion d'une cérémonie doit laisser les gens partir avec le sourire, avec une émotion, avec l'envie de reparler de cette soirée.
Un simple "bonne soirée" ne suffit pas il faut une vraie clôture qui marque les esprits. Pour connaître comment ça se passe, contactez-moi pour assurer votre cérémonie !
La magie d'une belle cérémonie, c'est un ensemble d'un tas d'éléments qui se coordonnent comme il faut. Organisations, prestataires, le lieu, l'animation, un conducteur dynamique.
Quand tout se passe bien dans la salle, c'est parce que tout a été anticipé en coulisses et que votre animateur a une bonne faculté d'adaptation et d'improvisation.
Vous organisez une remise de diplômes ou de prix et vous cherchez un animateur qui connaît chaque étape de ce process ? Basé au Mans, je me déplace partout en France et à l'étranger
5.0 Le conseil BONUS
