Comment se prépare une table ronde ?

Le guide complet d'un animateur professionnel

Je vais vous raconter deux histoires.

La 1ère : une remise de diplôme où j'ai eu le conducteur final 1h30 avant le début de l'événement, oui 1H30, heureusement, je m'étais renseigné en amont par mes propres moyens sur les différents intervenants mais ce n'était clairement pas les meilleures conditions pour donner le meilleur de moi-même.

La 2ème, un événement préparé aux petits oignons et préparé par tous les membres de l'équipe d'une façon exemplaire. Un coup de téléphone, une rencontre de 30 minutes avec en plus une visio d'une heure pour voir le diaporama qui allait être projeté et j'ai donc créé le conducteur dans la foulée. Un fillage le JOUR J pour que tout se passe parfaitement.

La différence entre ces deux expériences ? Juste la préparation et je vous raconte tout !

Le brief en amont : la clé de la réussite

Comprendre l'objectif et le message clé

Avant de penser aux questions, avant de penser aux différents intervenants, qu'est-ce que vous voulez que les gens retiennent en sortant de ce temps fort ?

Un événement sans message clé, c'est un peu un GPS sans direction, et un animateur sans axe, sans direction, c'est un animateur qui improvise, et le problème, c'est que tout le monde n'est pas égaux et pire... ça se voit.

Ce message clé va guider toute la préparation d'une table ronde, qui vous allez appeler pour intervenir, le choix et l'axe des questions, l'ordre de prise de parole, les transitions entre les intervenants et la conclusion (que personnellement j'aime faire avec une FAQ du public), l'interaction, une valeur forte d'une table ronde.

Construire le conducteur avec les organisateurs

Le conducteur, c'est la colonne vertébrale d'une émission et de chaque événement (tables rondes, remises de prix et de diplômes). C'est ce document qui liste dans l'ordre chronologique avec un timing chaque moment, introduction, prises de paroles, questions du public, vidéos à diffusé. Vous n'imaginez pas l'importance de ce outil précieux.

En fonction des événements, il m'arrive d'apporter juste un droit de regard ou de le construire entièrement en me basant sur des infos ou un diaporama. Mais dans tous les cas, on construit cet outil avec l'équipe organisatrice et c'est très important. Eux connaissent les contraintes techniques, les personnalités des intervenants et aussi les attentes du public, j'apporte ma vision éditoriale, journalistique avec mon savoir-faire de l'événementiel.

Un bon conducteur est un conducteur que tout le monde a validé, organisateurs, intervenant et animateur.

Préparer ses questions sans les donner aux intervenants

C'est le conseil que je donne systématiquement à tous le monde et que je disais à tous mes invités quand j'animais sur la chaîne de télévision locale : LMtv Sarthe ! J'ai même écrit cet article : https://www.aureliencailloce.com/3-conseils-etre-a-laise-devant-camera.

Pourquoi ? Déjà éviter de se prendre trop la tête, car intervenir devant un public peut être stressant, mais surtout une personne qui va réciter son texte et les réponses va perdre en authenticité, ce qu'on veut aussi, c'est de vrais discours, de vraies punchline que votre audience va se souvenir, et il faut éviter de prendre son audience pour un con.

Mais voici ce que je propose en remplacement, je donne une trame générale, les grands thèmes abordés, la durée générale de la table ronde ou de l'intervention, ils peuvent comme ça, préparer sur le fond les grandes lignes sans perdre le naturel.

Leur demander leur axe sans dévoiler les questions

Les RDV avec les intervenants : mettre en confiance avant de monter sur scène

Avant chaque table ronde, je prends le temps d'avoir un échange individuel ou collectif (à l'écrit, visio ou téléphone) avec chaque intervenant pour me présenter et créer une relation de confiance.

Je leur pose une seule question en plus d'expliquer la trame de la table ronde : "Est-ce qu'il y a un point particulier que vous souhaitez mettre en avant ?" Avec cette question, je vais aussi pouvoir adapter ma ligne conductrice sans perdre l'effet de surprise et valoriser chaque intervenant avec souvent une phrase pour les lancer.

Anticiper les déséquilibres de prise de parole

Sur une grosse structure, j'ai déjà senti une pointe de stress chez les organisateurs qui m'ont contacté quelques jours avant un événement, c'est normal surtout quand vous recevez des élus de la région et puis, plus la date approche, plus la pression monte.

Mon rôle est aussi le suivant, c'est de devenir un stabilisateur, de rassurer, de structurer, de prouver que tout est sous contrôle, et en général, car on n'a pas le même contrôle face au stress, tout le monde repart plus serein ou en tout cas moins stressé.

Plus haut, je vous disais que c'était important d'avoir un brief avec les équipes, ces dernières vont me dire qui sont les plus bavards, les plus timides, qui va avoir besoin d'être accompagné dans ses réponses. Ce sont des informations précieuses qui vont permettre à l'animateur, animatrice de bien anticipé son animation générale.

On évite l'improvisation, mais avec une très bonne préparation, l'improvisation sera meilleure. Et enfin, j'essai de réunir tous les intervenants 15-20 minutes avant le lancement pour sympathiser, discuter et faire tomber la pression, c'est un détail qui peut paraître sans importance mais ça pourra sauver votre événement.

JOUR J : Gérer l'imprévu et prévoir

Arriver en avance et vérifier la scénographie

J'arrive toujours en avance, car oui, moi aussi j'ai une pointe de trac avant un événement ou une émission. Arriver en avance pour discuter avec l'équipe technique, vérifier les micros, la disposition des sièges, l'écran, le diapo, le timing avec les musiques si il y a une mise en scène spécifique. Une fois que c'est fait et que ça fonctionne, un peu respirer.

C'est aussi le moment d'avoir une discussion avec les organisateurs, faire un dernier point pour voir si rien n'a changé, si tout est OK pour tout le monde, si il n'y a pas d'absents, que niveau logistique technique et humaine, tout va bien.

Faire participer le public au bon moment

J'ai du mal à faire une table ronde ou même un événement de façon générale sans interagir avec le public (même si cela peut être compliqué de le faire parler, donc toujours avoir des questions en BONUS) mais pour moi, le public ne doit pas être un spectateur passif. J'intègre toujours un moments de questions-réponses.

Mais pour que la FAQ soit bonne, ne les mettez pas sur le fait accompli, prévenez les dans votre sommaire qu'ils auront la possibilité de poser des questions, comme ça, durant l'échange, ils pourront réfléchir à leur questions. C'est un petit plus, c'est cadeau, mais si vous voulez un professionnel, vous pouvez toujours me contacter.

En résumé, voilà ce que j'ai appris avec le temps

Une table ronde réussi, et ça se vérifie pour tous les événements, c'est 80% de préparation et 20% d'animation, sauf que l'animation va soit rendre votre temps fort inoubliable d'où le choix du bon animateur. En clair, une bonne préparation vous permettra de récoltez le JOUR J, tout ce que avez semé.

Et je me le répète, si vous organisez une table ronde et que vous recherchez un animateur qui peut se déplacer partout en France et qui connaît chaque étape de ce process, vous savez ce qu'il vous reste à faire. Voici quelques noms avec qui j'ai travaillé :

• CCI Le Mans

• Salon du Jeu-Vidéo du pays Fléchois

• Elles par Mercédès à Caen

• 4 ans de table ronde à la télévision : LMtv Sarthe

Animateur Hybride

Création de Contenus

Evénements

Tables Rondes

Accompagnements